viernes, 14 de diciembre de 2012

Expurgo

Para realizar un correcto mantenimiento del archivo es necesario eliminar toda aquella información que ya no es necesario mantener, ya sea por caducidad del plazo legal o porque ha dejado de tener sentido par la empresa.

El expurgo de la documentación consiste en la destrucción física, por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.

Esta operación puede realizarse mediante máquinas destructoras de papel que la propia empresa posee o bien mediante la contratación de empresas especializadas que recogen la documentación y la destruyen ofreciendo a la empresa un certificado de la destrucción de la misma.

Clasificacion

 Classificacion


Una vez que el departamento correspondiente ha recibido documentación del registro, procederá a agrupar y clasificar los documentos según el criterio elegido por la empresa, que será el que más se adapte al tipo de documento a clasificar, número de consultas que se realicen y facilidad para su realización.
Por ejemplo, se pueden agrupar por separado los documentos bancarios, los documentos contables, las nóminas, etc.

Distribucion

Distribución

Una vez que la documentación ha sido recibida y registrada por el recepcionista, deberá hacer llegar el documento a su destinatario.

En ocasiones, un mismo documento debe ser enviado a varios departamentos. En ese caso se realizan las copias necesarias.

Registro


Registro

Se identifica el tipo de documento, ya sean cartas, facturas, pedidos, catálogos, etc.

Una vez identificado, se anotan, de forma detallada y en riguroso orden cronológico, todos los datos del documento, en los libros de registro correspondientes.

Tipos de archivos

Segun la frecuencia de utilizacion :


Archivos Activos : recogen documentos recien llegados a la empresa que los distintos departamentos consultan frecuentemente .

Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.

Inactivos: contiene documentos que ya no son útiles para la actividad diaria, pero que por razones legales o técnicas, deben conservarse permanentemente o hasta su destrucción. 


Según su ubicación:
 Centralizados: los documentos de la organización se conservan en un mismo lugar y son consultados por distintos departamentos de la empresa.


Descentralizados: cada departamento de la empresa tiene su propio archivo para guardar sus propios documentos.


Según el soporte de la información

Mobiliarios: contienen documentos impresos en papel
 Magnéticos: contienen archivos informáticos
 Multimedia: contienen archivos de tipo sonido, vídeo, etc









jueves, 13 de diciembre de 2012

Finalidad de un archivo

Finalidad del Archivo

Dentro del departamento de administración de cualquier empresa, un archivo es una herramienta imprescindible, que además persigue unos objetivos muy concretos:

 Objetivos de carácter legal: la empresa debe guardar durante un tiempo determinado una serie de documentos porque así lo establece el Código de Comercio

 Objetivos de carácter Técnico: La empresa debe guardar los documentos que genera por la utilidad que en un futuro tienen para ella, ya que el archivo es la memoria de la empresa.