Expurgo

Para realizar un correcto mantenimiento del archivo es necesario eliminar toda aquella información que ya no es necesario mantener, ya sea por caducidad del plazo legal o porque ha dejado de tener sentido par la empresa.

El expurgo de la documentación consiste en la destrucción física, por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.

Esta operación puede realizarse mediante máquinas destructoras de papel que la propia empresa posee o bien mediante la contratación de empresas especializadas que recogen la documentación y la destruyen ofreciendo a la empresa un certificado de la destrucción de la misma.

Clasificacion

 Classificacion


Una vez que el departamento correspondiente ha recibido documentación del registro, procederá a agrupar y clasificar los documentos según el criterio elegido por la empresa, que será el que más se adapte al tipo de documento a clasificar, número de consultas que se realicen y facilidad para su realización.
Por ejemplo, se pueden agrupar por separado los documentos bancarios, los documentos contables, las nóminas, etc.

Distribucion

Distribución

Una vez que la documentación ha sido recibida y registrada por el recepcionista, deberá hacer llegar el documento a su destinatario.

En ocasiones, un mismo documento debe ser enviado a varios departamentos. En ese caso se realizan las copias necesarias.

Registro

Registro

Se identifica el tipo de documento, ya sean cartas, facturas, pedidos, catálogos, etc.

Una vez identificado, se anotan, de forma detallada y en riguroso orden cronológico, todos los datos del documento, en los libros de registro correspondientes.

Tipos de archivos

Segun la frecuencia de utilizacion :


Archivos Activos : recogen documentos recien llegados a la empresa que los distintos departamentos consultan frecuentemente .

Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.

Inactivos: contiene documentos que ya no son útiles para la actividad diaria, pero que por razones legales o técnicas, deben conservarse permanentemente o hasta su destrucción. 


Según su ubicación:
 Centralizados: los documentos de la organización se conservan en un mismo lugar y son consultados por distintos departamentos de la empresa.


Descentralizados: cada departamento de la empresa tiene su propio archivo para guardar sus propios documentos.


Según el soporte de la información

Mobiliarios: contienen documentos impresos en papel
 Magnéticos: contienen archivos informáticos
 Multimedia: contienen archivos de tipo sonido, vídeo, etc

Finalidad de un archivo

Finalidad del Archivo

Dentro del departamento de administración de cualquier empresa, un archivo es una herramienta imprescindible, que además persigue unos objetivos muy concretos:

 Objetivos de carácter legal: la empresa debe guardar durante un tiempo determinado una serie de documentos porque así lo establece el Código de Comercio

 Objetivos de carácter Técnico: La empresa debe guardar los documentos que genera por la utilidad que en un futuro tienen para ella, ya que el archivo es la memoria de la empresa.

PREGUNTAS

¿Qué es "procesar"?

¿Qué es un microprocesador?

El microprocesadores el circuito integrado central y más complejo de un sistema informático; a modo de ilustración, se le suele asociar por analogía como el «cerebro» de un computador

¿En qué se mide la velocidad del procesador? 




¿Cuáles son las marcas más conocidas de microprocesadores?

Dos marcas, MicroArt y ATM.

¿Cual es la función de la memoria RAM?
  La funcion de la memoria ram es de darle informacion a la pantalla.




¿Por qué se usa la RAM si ya se tienen los datos en el disco duro?


Para ke el ordenador vaia a mas belocidad en tre lame moriam ram i el  disco duro.



¿Qué significa que la RAM es "volátil"

¿Qué es un módulo de memoria?
Los módulos de memoria RAM son tarjetas de circuito impreso que tienen soldados integrados de memoria DRAM por una o ambas caras..


¿Cuáles son las partes del disco duro?
Entrada del BUS - Entrada de Alimentacion

RESUM

El procesador es el cerebro del ordenador. De sus capacidades dependerá tanto la velocidad a la que funcione como sus límites para poder ejecutar más o menos cosas:

Núcleo simple/Doble núcleo:indica si el ordenador tiene dos procesadores trabajando a la vez o sólo uno. Que un ordenador tenga un procesador de doble núcleo no significa que vaya a tener el doble de capacidad que uno simple, aunque sí que mostrará una mejora notable para realizar operaciones complejas. Además, evita que se caliente más de la cuenta y facilita su refrigeración, por lo que alargará más su vida útil.

Marca y modelo del procesador: las marcas de procesadores para ordenador más extendidas son Intel y AMD. Las dos ofrecen excelentes productos en toda la gama de capacidades y ambas cuentan con procesadores de doble núcleo y núcleo simple. Para ordenadores de sobremesa, a partir del Pentium III (en Intel) y del Athlon 64 (en AMD) el rendimiento es óptimo.


La frecuencia de reloj: es muy común que uno de los principales datos que se recalcan en catálogos y publicidad de ordenadores sea que cuenta con un procesador de, por ejemplo, 2 Megaherzios. Este dato se refiere a la frecuencia de reloj del procesador, es decir, la cantidad de información que es capaz de gestionar el procesador por segundo. Su importancia está sobredimensionada.

La memoria de segundo nivel: junto a la frecuencia de reloj, define la eficiencia del procesador. Su capacidad se mide en Megabytes (millones de bytes, la unidad de información básica más usada) y se sitúa entre los 256 Kilobytes y los dos Megabytes (diez veces más). Siempre que se encuentre entre estos dos parámetros, no habrá problem.

La memoria RAM:

Junto con el procesador y el disco duro, la memoria RAM es uno de los elementos clave en los que se debe fijar el comprador, puesto que indica cuánta información puede manejar el ordenador a la vez. Su capacidad debe situarse entre los 512 Megabytes y los 2048, en especial para el futuro sistema operativo Windows Vista. Un buen procesador no puede trabajar de forma correcta sin una RAM amplia, aunque una RAM excesiva puede sobrecalentar a un procesador poco potente (en mayor medida si es portátil), por lo que conviene fijarse en que ambos datos estén compensados.

La capacidad de disco duro:

El disco duro es el gran almacén de datos del ordenador. Su capacidad se mide en Gigabytes (un Gigabyte equivale a mil millones de bytes) y puede alcanzar valores de cientos de Gigabytes. Un ordenador con un disco duro de 80 Gigabytes de capacidad es óptimo para un usuario normal, aunque por pocos euros más se llega a los 160 Gigabytes (recomendado). A partir de ahí el precio se dispara , por lo que una buena solución para quienes deseen guardar muchas películas y música en el ordenador es recurrir a un segundo disco duro, que es mas caro

La refrigeración:

Sirve para mantener la temperatura del procesador en valores bajos. El mecanismo habitual es un ventilador, que es el principal generador de ruido. Los modelos de refrigeración líquida son más eficientes, pero elevan bastante el consumo general de energía. Sin embargo, son recomendables para los videojugadores que fuerzan mucho el procesador, los comúnmente llamados "jugones".

Conectividad inalámbrica:

Permite conectarse a Internet como para transmitir y recibir datos sin necesidad de cables. Wifi es la tecnología que permite acceder a las redes inalámbricas, y es importante contar con ella, sobre todo en portátiles. Bluetooth es la tecnología que pone al ordenador en contacto con dispositivos móviles como teléfonos o agendas electrónicas. No es muy usual encontrarla integrada en el equipo, pero un simple adaptador externo por USB (que no supera los 30 euros) .

Los dispositivos de lectura/grabación óptica:

El lector/grabador suele serlo de CD y DVD. Si es "dual", también llamado "multiformato", puede leer y grabar los formatos comerciales DVD+/-R. De "doble capa" significa que puede grabar más de una capa de información en el disco óptico y por tanto puede guardar más datos. Es importante que el dispositivo sea "multiformato" y cumpla funciones de grabador además de lector.

La tarjeta gráfica:

Interpreta las imágenes gráficas y es en sí misma un pequeño ordenador con procesador propio. Las principales marcas son ATI/AMD, NVIDIA e Intel. Aunque los ordenadores suelen disponer de una tarjeta gráfica incorporada de calidad suficiente para la mayoría de las funciones, los usuarios "jugones" o los que utilizan las herramientas de gráficas suelen comprar por separado tarjetas superiores y las incorporan a las ranuras del ordenador.

Los complementos imprescindibles

• La pantalla: hoy prácticamente han desaparecido las pantallas "de tubo" (CRT) por su excesivo peso y volumen. Han tomado el relevo las pantallas planas TFT, mucho menos aparatosas y más descansadas para la vista. Al principio tenían problemas de contaste y ángulo de visión, pero su visibilidad ha mejorado en los últimos tiempos y sus precios han bajado a niveles razonables (por debajo de los 180 euros en las de 17").
• El teclado: Aunque no se repara demasiado en él, es de los más importantes. De su comodidad de uso dependera el que sufran brazos, hombros y, sobre todo, muñecas. Es importante su forma, el tamaño y la separación de las teclas e incluso su dureza. 
• El ratón: Los ópticos han sustituido a los engorrosos de rueda que siempre hay que estar limpiando, pero necesitan superficies opacas y rugosas para funcionar de forma óptima. Los inalámbricos eliminan el problema del cable, siempre molesto, pero suelen perder la conexión y hay que sintonizarlos con demasiada frecuencia. 

Otros complementos interesantes

• La impresora: Las tecnologías de impresión: el chorro de tinta y la láser. La primera funciona con cartuchos de tinta y está indicada para la impresión en color y de imágenes, aunque los consumibles son caros. Para imprimir textos en blanco y negro, la impresión láser es más barata a largo plazo.
• Las webcam: Cada vez cobra más importancia con el auge de las videoconferencias de ordenador a ordenador. Hay numerosos modelos a precios muy asequibles (sobre los 15 euros). 

Y, ¿si me compro un portátil?

Si el usuario se decanta por un ordenador portátil porque piensa desplazarse con él de un sitio para otro, tendrá que tener en cuenta cuatro parámetros fundamentales: peso, tamaño, autonomía y conectividad.
  Respecto al peso, hay que ser realistas y no creer que se van a poder cargar más de 3 kilos de un lado para otro. De hecho, a partir de 2,5 kilos, ya se considera a un ordenador pesado. Por otro lado, cuanto más ligero es un ordenador menos solidez tienen sus componentes y menos durarán, por lo que hay que saber encontrar un equilibrio entre peso y consistencia. Debe ser abarcable entre los brazos y fácilmente manejable. A igualdad de calidades, un ordenador más pequeño tendrá un sistema de ventilación menos eficiente que otro con más espacio interior, por lo que se calentará más y durará menos. Los nuevos sistemas de refrigeración líquida son más eficientes en función del tamaño y resultan más silenciosos, pero consumen más batería.
La autonomía respecto a los enchufes estará en función de la batería, cuya duración irá en consonancia con la potencia del procesador: a mayor potencia, más gasto. Es conveniente pensar en procesadores de potencia media.


Si se desea un portátil por estética, no hay que ser tan estrictos en estos factores, pero conviene saber que a iguales condiciones que un sobremesa, siempre son más caros y tienden a durar menos por sus problemas de refrigeración.

ordenador para cada tipo de usuario

"Jugones"

Forzarán la capacidad del procesador al máximo porque los más avanzados videojuegos son de una complejidad gráfica y multimedia extrema. Necesitarán ordenadores con los más potentes procesadores (Intel Core 2 Duo Extreme Edition y Athlon 64 FX) y la máxima capacidad de RAM. La refrigeración, a ser posible líquida, y tarjetas gráficas y de sonido punteras.

"Multimedia"

Los que manejan ingentes cantidades de música y películas necesitan un ordenador con amplia capacidad de disco duro, y con conectividad para acoplar discos duros adicionales y conectarse a Internet sin problemas. Además, su ordenador deberá tener las mayores posibilidades para grabar DVDs en los que ir guardando las películas, la música o las imágenes. Como en muchas ocasiones tienen encendido todo el día el ordenador, el sistema de refrigeración deberá ser bueno y silencioso. 

"Machacas"

Los que trabajan con el equipo (editores de texto, hojas de cálculo, bases de dato sencillas, presentaciones...) así como los que no requieran dotaciones especiales (la mayoría), podrán optar por un ordenador de capacidades medias. Un portátil puede ser una opción cómoda y práctica, aunque conviene saber que a igual calidad, se paga de media el doble de precio, al que hay que añadir un teclado, ratón y monitor que hagan más descansado su uso en casa. En la actualidad se encuentran en el mercado ordenadores más que aceptables por 450 euros en sobremesa (con pantalla, teclado y ratón), mientras que las mismas capacidades en portátil se sitúan en torno a los 700 euros.

Las clavijas del ordenador

• Los puertos USB son el estándar más extendido, y por lo tanto, cuantos más tenga el aparato, mejor. El USB es una clavija capaz de transmitir datos y que consume energía (así, algunos periféricos como algunas webcams no se tienen que enchufar a la red eléctrica). La tecnología actual es USB 2.0, más rápida que la anterior.
• El puerto LAN es similar a la clavija del teléfono pero de tamaño superior. Sirve tanto para conectarse al router ADSL, al cable-modem o para conectar dos ordenadores entre sí.
• Los puertos PS2 , que están siendo sustituidos por puertos USB, conectan el ratón y el teclado.
• Los puertos USB también están sustituyendo a los puertos del estándar PC99, que sirven para las salidas y entradas de audio y se rigen por un código de colores.
• FireWire es muy similar a USB e incluso, en opinión de los expertos, mejor, pero ha caído en desuso por políticas comerciales.
• Una salida VGA (analógica) para conectar al monitor. Para monitores TFT, se pueden utilizar los puertos DVI (ni todos los ordenadores ni todas las pantallas los incluyen) que procesan la señal de modo digital y aumentan la calidad.
• S-Video, para ver la imagen del ordenador en la televisión.
• El del modem interno, que se conecta con el teléfono. En desuso.